Процесс регистрации включает в себя 5 этапов:
1. Проверка;
2. Контировка
3. Учетные регистры
4. Сверка аналитических и синтетических счетов
5. Обобщение.
Информация, необходимая для отражения на счетах бухгалтерского учета, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, обязательно накапливается и систематизируется. С этой целью применяются Учетные регистры – таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций, одной из важнейших средств ведения бухучета.
Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам.
После регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах по окончании месяца по каждой графе подводят итог. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяют, сопоставляя оборотные ведомости, или другим способом, и заносят в главную книгу
Для исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете применяется несколько способов.
Существует три способа исправления ошибок :
1) Корректурный
2) Дополнительной записи
3) Сторнировочной записи или “красное сторно”
(1) Предполагает зачеркивание тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и надписи правильных сумм и текста. Одновременно делается оговорка о сделанном исправлении. Следует особо отметить, что на денежных документах никаких исправлений и помарок не допускается, особенно в цифрах.
(2) Производятся в тех случаях, когда сумма хозяйственной операций указана меньше надлежащей (ошибочно занижена). Это правило исправления ошибок применяется в двух случаях: если в учетном регистре отдельной строкой не записаны данные первичного документа и при отражении в учетном регистре ошибочно заниженной суммы хозяйственных операций.
(3) Предлагает корреспонденцию по счетам, но отрицательными (красными) числами. Сторнировки могут иметь место при неправильной корреспонденции счетов или при записи преувеличенной суммы, если в последнем случае уже нельзя применить корректурный способ. Способ “красное сторно” заключается в том, что первоначальная ошибочная запись повторяется в тех же счетах, но красными чернилами в той же сумме. При суммировании результатов операций записи, сделанные красными чернилами, вычитаются, и таким образом первоначальная ошибочная запись исключается из счетов бухгалтерского учета. После этого делается правильная запись учитываемых хозяйственных операций. Если в отчетности предприятия за текущий год при инвентаризации или в других случаях допущены искажения отчетных данных, то исправление этих данных производиться в отчетах за тот период(месяц, квартал, год), в котором были допущены искажения, а также в нарастающих итоговых данных (за квартал, с начала года) во всех последующих отчетах.
Поиск на сайте
Предметы
Выберите рубрику Адвокатура Административное право Анализ финансовой отчетности Антикризисное управление Аудит Банковское дело Банковское право Бизнес-планирование Биржевое дело Биржи Бухгалтерская финансовая отчётность Бухгалтерский управленческий учёт Бухгалтерский учёт Бухгалтерский учёт в банках Бухгалтерский финансовый учёт Бухгалтерское дело Бухучёт в бюджетных организациях Бухучёт в инвестфондах Бухучет в страховых организациях Бухучёт и аудит Бюджетная система рф Валютное регулирование и валютный контроль Выставочное и аукционное дело Высшая математика Вэд Госслужба Государственная регистрация сделок с недвижимостью Государственное регулирование вэд Гражданский и арбитражный процесс Декларирование Деньги, кредит, банки Долгосрочная финансовая политика Жилищное право Земельное право Инвестиции Инвестиционные стратегии Инновационный менеджмент Информационно-таможенные технологии Информационные системы в экономике Информационные технологии Информационные технологии управления Исковое производство Исследование систем управления История государства и права зарубежных стран История отечественного государства и права История политических и правовых учений Коммерческое ценообразование Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности Конституционное право зарубежных стран Конституционное право рф Контракты в международной торговле Контроллинг Контроль и ревизия Конъюнктура товарных рынков Краткосрочная финансовая политика Криминалистика Криминология Логистика Маркетинг Международное право Международные валютно-кредитные отношения Международные конвенции и соглашения по торговле Международные стандарты аудиторской деятельности Международные стандарты финансовой отчётности Международные экономические отношения Менеджмент Методы оценки финансовых рисков Мировая экономика Мировая экономика и вэд Муниципальное право Налоги и налогообложение Налоговое право Наследственное право Нетарифное регулирование вэд Нотариат Обоснование и контроль контрактных цен Общий и таможенный менеджмент Организационное поведение Организация валютного контроля Организация деятельности коммерческих банков Организация деятельности цб Организация и технология внешней торговли Организация таможенного контроля Основы бизнеса Особенности учёта в торговле Отраслевые особенности калькулирования себестоимости Паевые инвестиционные фонды Права человека и гражданина Право интеллектуальной собственности Право социального обеспечения Правоведение Правовое обеспечение экономики Правовое регулирование приватизации Правовые информационные системы Правовые основы рф Предпринимательские риски Региональная экономика и управление Реклама Рынок ценных бумаг Системы обработки ки зарубежных стран Социология Социология управления Статистика Статистика финансов и кредита Стратегический менеджемент Страхование Страховое право Таможенное дело Таможенное право Теория бухгалтерского учёта Теория государства и права Теория организации Теория управления Теория экономического анализа Товароведение Товароведение и экспертиза в таможенном деле Торгово-экономические отношения рф Трудовое право Упд Управление качеством Управление персоналом Управление проектами Управление рисками Управление финансами внешней торговли Управленческие решения Учёт затрат в торговле Учёт на предприятиях малого бизнеса Философия и Эстетика Финансовая среда и предпринимательские риски Финансовое право Финансовые системы зарубежных государств Финансовый менеджмент Финансы Финансы предприятий Финансы, денежное обращение и кредит Хозяйственное право Ценообразование Ценообразование в международной торговле Эвм Экологическое право Эконометрика Экономика Экономика и организация предприятия Экономико-математические методы Экономическая география и регионалистика Экономическая теория Экономический анализ Юридическая этика
Способы и методы документального контроля
Способ и метод документального контроля. Подразумевает анализ различных показателей деятельности проверяемого обьекта. Рекомендуется применять вначале контрольного мероприятия или на стадии его планирования. Позволяет оценить зоны риска в работе предприятия. Полученные данные используются для составления программ и рабочих планов - графиков.
Способ и метод документального контроля. Указанный метод подразумевает проверку тождественности одних и тех же показателей, содержащихся в различных формах отчетности. Для этого применяются таблицы с указанием форм и показателей. В случае наличия расхождений, выясняются их причины.
Способ и метод документального контроля. В ходе подготовки альтернативных балансов, работник контроля выводит различные балансы, обороты, сальдо и остатки, которые опротестовывают данные предоставляемые проверяемыми. Данные таких балансов, часто являются следствием восстановления данных какого - либо вида учета.
Способ и метод документального контроля. Применяется тогда, когда цель – просто восстановить и проанализировать данные какого – либо учета. В случае запущенности или рисков искажений учетных записей, на основе первичных документов мы восстанавливаем все движение ценностей и анализируем его на предмет возможных отклонений от уже имевшихся данных. Или просто получаем достоверную информацию об остатках, которой не было по причине запущенности вообще. Степень детализации, здесь та, которая необходима в рамках учетной политики. То есть, если выведение остатков за каждый день по программе не предусмотрено, то проверяющие, их в отличие от метода «красное сальдо» выводить не должны.
Способ и метод документального контроля. Проводится с помощью самых разных методик и программ, с различной степенью глубины. Проверяющими проводится на различных этапах работы, начиная от планирования и подготовки, до проверки выполнения мероприятий по устранению выявляемых нарушений. Позволяет оценить общее финансовое состояние проверяемого обьекта, так и отдельных сторон его деятельности.
Способ и метод документального контроля. При экономической проверке определяется экономическая целесо¬образность совершенной хозяйственной операции, ее бюджетная и плановая обоснованность. Изучаются фактические источники финансирования и полу¬ченный результат от данной операции. Ее влияние на конечный финансовый результат (прибыль) деятельности предприятия.
Способ и метод документального контроля. Включает в себя проверку наличия самого первичного документа и всех необходимых реквизитов в нем. На основе такого метода, могут быть вскрыты риски недостоверности документа. Эти риски перепроверяются с помощью других способов и методов контроля.
Способ и метод документального контроля. Данный способ, применяется для определения достоверности информации о совершенных хозяйственных операциях. Недостоверные документы могут быть недоброкачественными по форме и (или) по существу. В практике судебно – бухгалтерской экспертизы их называют подложными. Многие необоснованно отождествляют этот способ с экспертизой достоверности документов.
Способ и метод документального контроля. Это сопоставление данных в документах о хозяйственной операции, с различными явлениями и обстоятельствами, подтверждающими саму возможность ее совершения. Проверяющий должен ответить на вопрос: а могла ли быть теоретически совершена указанная операция?
Способ и метод документального контроля. При такой проверке устанавливается соответ¬ствие совершенной операции действующему законодательству и регламенту. Проверяется наличие регистрации, лицензий, аккредитаций, членства в СРО, виз, распоряжений и других условий подтверждающих законность и обоснованность деятельности экономического субъекта в целом, а также отдельных хозяйственных операций.
Способ и метод документального контроля. При этом способе проверяющему работнику, необходимо установить перечень документов, данные которых можно будет использовать для проверки конкретного документа. Например, «наименование работ» в акте выполненных работ, сопоставляется с «наименованием работ» в договоре.
Способ и метод документального контроля. При арифметической проверке, проверяется правильность выведения итогов, оборотов и таксировок в различных первичных и сводных документах. Например, подсчеты в счетах, калькуляциях, сметах, отчетах, сводках, регистрах и т.д. Обычно перепроверяют данные на бумажных носителях, поскольку в программах итоги искажаются довольно редко. И такие искажения легко проследить. При работе с бумажными документами, рекомендуется сравнивать их данные с информацией на электронных носителях.
Способ и метод документального контроля. Большинство бухгалтерских программ, максимально автоматизированы и содержат, типовые операции и проводки. Однако, с помощью необоснованных действий при работе с первичными учетными документами и регистрами, работники бухгалтерий, имеют возможность исказить суть хозяйственных операций, суммы, даты и другие данные. Это может выражаться в неверной корреспонденции счетов, отражением бездокументальных проводок, несоответствии записей в регистрах бухгалтерского учета приложенным документам, свертывании сальдо по отдельным счетам, обратных проводках, двойных проводках по одному и тому же документу, в необоснованных записях методом «красного сторно»и др. Для такой работы, проверяющий должен обладать соответствующим уровнем знаний в области бухгалтерского учета.
Способ и метод документального контроля. Аналитические процедуры, проводятся работниками контроля и направлены на выявление и анализ различных несоответствий в данных о финансово – хозяйственной деятельности проверяемого субьекта. Существуют соответствующие аналитические признаки. Аналитические признаки – всё, что выходит за рамки обычного. Наличие аномалий в процессах, скачки и отклонения показателей. Например: фонд оплаты труда увеличивается при сокращении штатов, увеличение энергопотребления при снижении объемов производства, несоответствие между ростом реализации и увеличением расходов на доставку и т.д.
Способ и метод документального контроля. Чаще всего используется при тематической проверке операций по расходованию средств на закупку ценностей или оборудования. При сквозной проверке, выборочная совокупность прослеживается, по первичным документам и данным различных видов учета. Цель - установить противоречия и нестыковки количественных и (или) качественных значений.
Способ и метод документального контроля. Встречная проверка один из наиболее эффективных способов и методов контроля, активно применяемых органами госфинконтроля, имеющими для этого необходимые полномочия. В классическом и узком понимании, применяется для проверки тождественности разных экземпляров одного и того же документа, находящихся на разных предприятиях. Для проведения такой проверки работником внутреннего контроля, необходимо согласование на уровне высшего руководства обеих предприятий. А это не всегда возможно. Хотя сегодня, уже есть наработанная ревизионная практика по ее проведению.
Способ и метод документального контроля. Это сопоставление учетной массы за проверяемый или отчетный период. Содержащееся данные бухгалтерского учета, сопоставляются с данными оперативного учета и первичных документов. Для выявления противоречий обычно берется весь приход, весь расход и остатки на момент инвентаризаций. Например, сличение при инвентаризации, выведение не предусмотренных данных количественного учета для сопоставления с данными имеющегося суммового учета, количество изделий прошедших через ОТК и количество оприходованных на склад ГП и т.д.
Способ и метод документального контроля. Широко используется для вскрытия рисков нарушений и злоупотреблений. При указанном методе вскрываются и анализируются различные анамалии в работе проверяемого субьекта. Аналитическая проверка активно применяется при всех видах контроля и на всех этапах контрольной работы, начиная с планирования и подготовки контрольного мероприятия до оформления его результатов.
Способ и метод документального контроля. Сама по себе экспертная проверка документов не является способом и методом контроля. Это выражение независимого мнения независимым экспертом. Однако, работникам контроля, результаты таких исследований можно и нужно применять для формирования своих выводов.
Способ и метод документального контроля. Указанный метод применяется при проверке обоснованности списания материальных ресурсов на выпуск готовой продукции. По фактическому выпуску готовых изделий исчисляется расход сырья в соответствии с установленными нормами, который сопоставляется с фактически произведенными списаниями сырья согласно первичных доку¬ментов. В результате этого могут быть выявлены факты необоснованного списания сырья и материалов на производство. Также, данный метод применяется по результатам выпуска контрольной партии продукции, при которой устанавливаются завышения норм.
Способ и метод документального контроля. Применяется при проверке правильности и обоснованности списания материальных ценностей. Здесь у проверяющего конкретная цель обнаружения отрицательных остатков за каждый день и за отчетный период в целом. На основе первичных документов проектируем все движение за каждый минимально возможный период, обычно день или смена.
Способ и метод документального контроля. Применяется при проверке правильности и обоснованности списания материальных ценностей. Указанный метод, основан на поиске и анализе отклонений, имеющихся в различных учетных и первичных документах. Прослеживается движение ценностей по дням и операциям. Цель – вскрыть качественные и количественные отклонения от нормальных процессов работы, перепады, нелогичные тенденции или закономерности в движении ценностей.
Способ и метод документального контроля. Заключается в сопоставлении и анализе одинаковых по форме документов. Цель – установить отклонения содержания отдельного первичного документа, от реквизитов и показателей других аналогичных документов, которые не имеют нормальных и обьективных причин и обьяснений. Названный метод применяется, в основном, для поиска первичных данных о фактах возможных нарушений и потенциальных злоупотреблений.
Способ и метод документального контроля. Данный метод является одним из основных в перечне способов и методов контроля. Цель проведения стыковки и сравнения вскрыть противоречия между различными данными о совершенных хозяйственных операциях. Данные противоречия подтверждаются или опровергаются с помощью других способов. Чем выше уровень квалификации работников контроля, тем больше источников информации для сравнения он задействует.
Способ и метод документального контроля. При указанном методе сопоставляются документы, в которых отражаются различные данные одной и той же хозяйственной операции или нескольких взаимосвязанных операций. В отличии от метода стыковки и сравнения, где стыкуются не только документы но и недокументальные источники, здесь работа ведется только с документами.
Способ и метод документального контроля. Указанный метод определяет подход к организации проверки отдельных вопросов в рамках проводимого контрольного мероприятия. При этой проверке проверяются не все документы, а лишь их часть. Эта часть документов составляет выборочную совокупность. Выборочная совокупность определяется исходя из временных показателей, суммовых параметров, на основе имеющихся рисков или методом случайных цифр.
Способ и метод документального контроля. Данный метод раскрывает подход к организации проверки отдельных вопросов в рамках контрольных мероприятий. При этом проверяются все документы или все обстоятельства отражающие или характеризующие хозяйственные операции. Сплошная проверка осуществляется различными способами и методами за весь отчетный (проверяемый) период.
Способ и метод документального контроля. Запрос внутренний применяется работниками контроля. Цель – получение необходимой письменной информации для анализа или сравнения. Запрос оформляется уполномоченными должностными лицами, в соответствии с внутренними регламентами. Адресуется в различные подразделения предприятия, которое проверяется. Этим способом пользуются чаще, чем внешним запросом.
Способ и метод документального контроля. При проведении контрольных мероприятий работники контроля используют внешний запрос. Запрос внешний более эффективен, чем запрос внутренний. Это письменное обращение в различные учреждения и общества, с просьбой предоставить данные необходимые для анализа или сравнения. Такие запросы, как правило, подписываются руководителями или собственниками. По законодательству срок рассмотрения официального запроса для Госучреждений один месяц.
Способ и метод документального контроля. Данный способ предполагает наблюдение за оформлением должностными лицами всех необходимых документов, при совершении хозяйственных операций. В процессе его применения, могут быть установлены факты внесения в документы некорректных данных, несвоевременное их оформление или неоформление вообще, ведение и заполнение неунифицированных документов, проведение фиктивных операций и т.д. Полученная информация фиксируется, анализируется и используется работниками контроля для дальнейшей работы.
Способ документального контроля, используемый опытными работниками. Заключается в несистемной проверке различной отчетности, учетных данных и первичных документов. Подобная проверка требует наличия большого практического опыта работы и способностей у проверяющих. Все вместе это характеризует степень профессионального суждения работника контроля. Применяется при ограниченных временных и трудовых ресурсах. При ней вскрываются риски и несоответствия, несоблюдение действующего законодательства и регламентов и даже потенциальные злоупотребления.
Способы и методы фактического контроля
Способ и метод фактического контроля. Это проверка количества, состояния и эффективности использования активов предприятия. При этом определяется и документально фиксируется их фактическое наличие, которое сопоставляется с данными учета. Важность такого способа тяжело переоценить. С помощью инвентаризации можно дать объективную оценку обеспечения сох¬ранности имущества, исчислить фактические потери товаров, сырья и ма¬териалов с учетом норм естествен¬ной убыли. Определить ущерб, причиненный недостачами, растратами и другими злоупотреблениями.
Способ и метод фактического контроля. Обычно применяется в первые дни проведения контрольных мероприятий. При нем проверяющие знакомятся с территорией предприятия, расположением мест хранения и использования имущества. Визуально оценивается наличие условий для эффективного использования активов. В случае, выявления рисков переходят к осмотру.
Способ и метод фактического контроля. По сравнению с обследованием, осмотр подразумевает более углубленное изучение обьекта контроля. На основе визуально полученных данных оформляется акт осмотра. По результатам такой работы, может быть инициирована экспертная проверка.
Способ и метод фактического контроля. Применяется для проверки соблюдения технологии закладки сырья при выпуске продукции, для проверки корректности применяемых норм. При его применении необходимо издание распорядительного документа руководителем. Указанный метод применяется комиссионно, с привлечением различных специалистов.
Способ и метод фактического контроля. Применяется для проверки соблюдения технологии производства и корректности используемых норм списания сырья на выпуск готовой продукции. Однако, в отличии от контрольного запуска сырья в производство, где проверяется только вход сырья, здесь анализируется и вход сырья и прохождение всех стадий его обработки и выход готовой продукции. Указанный метод возможен не на всех производствах. Для его применения нужны веские основания.
Способ и метод фактического контроля. Применяется для проверки качества используемого сырья, закупаемых товаров и производимой продукции. Проводится в соответствии с нормативно – технической документацией на соответствующие виды ценностей и процедуры.(ГОСТы, ТУ, регламенты и др.) Основные действия сопровождающие лабораторный анализ это отбор проб, анализ, подготовка актов и заключений. Применяется только с привлечением соответствующих специалистов. Необходимо наличие сертифицированного, исправного и поверенного оборудования.
Способ и метод фактического контроля. В узком понимании это обмер обьемов фактически выполненных строительных и ремонтных работ. При этом используются различные измерительные приборы. Для возможности реализации полученных результатов, необходимо присутствие всех участников строительства, а также участие независимых специалистов. По результатам оформляется акт контрольного обмера. Применяется при текущем и последующем контроле. Для использования материалов контрольного обмера в качестве строительно – технической экспертизы необходимо соблюдение специальных правил по ее оформлению.
Способ и метод фактического контроля. Используется работником контроля для получения разьяснений о различных обстоятельствах, касающихся нанесения ими материального ущерба, а также любой иной информации о финансово – хозяйственной деятельности и др. Является обязательным условием для возможности взыскания ущерба с работника. Порядок истребования и предоставления работником письменного обьяснения регламентирован нормами трудового законодательства, а также правоприменительной практикой гражданских судов.
Способ и метод фактического контроля. Позволяет в кратчайшее время получить большой обьем информации, при проведении контрольного мероприятия. При этом способе, используются заранее заготовленные анкеты, которые заполняются письменно или устно, как работником контроля, так и интервьюируемым лицом. Существует несколько видов и способов подготовки и заполнения анкет, которые необходимо варьировать при их применении.
Способ и метод фактического контроля. В ходе проведения контрольного мероприятия, используется для сбора с работников предприятия, информации о финансово – хозяйственной деятельности. Необходимо применять специальные методики, позволяющие повысить эффективность устных опросов. Изначально, указанный метод не предполагает письменного оформления его результатов. Однако, в некоторых случаях, такое возможно.
Способ и метод фактического контроля. Указанный метод, позволяет эффективно анализировать поведение проверяемых при проведении контрольного мероприятия. На основе такого анализа, разрабатываются алгоритмы проверочных действий. Данный способ требует как специальных знаний, так и наличие опыта у работника контроля. Необходимо отметить, что применение психологического анализа не предполагает оказание психологического давления на проверяемого.
Способ и метод фактического контроля. Применяется для анализа действий работников предприятия, при выполнении должностных обязанностей. Данный способ не предусматривает применение специальных технических устройств. Результаты используются для выработки планов и алгоритмов проверочных действий. В случае получения информации о нанесении ущерба, результаты наблюдения могут актироваться. Главное не сделать его основным и единственным методом при проведении контрольного мероприятия.
Способ и метод фактического контроля. Такой способ используется для установления или проверки количества каких либо действий при совершении хозяйственных операций. Хронометраж активно используется при предварительном, текущем и последующем контроле. По его результатам разрабатываются или пересматриваются различные нормы, расценки и калькуляции.
Способ и метод фактического контроля. Данный способ заключается в сопровождении работником контроля совершаемых хозяйственных операций или каких - либо действий должностных лиц. В понятие контрольных проверок входят контролируемая поставка, приемка, отпуск, оформление, закупка и др. По их результатам оформляется акт контрольной проверки.
Способ и метод фактического контроля. Данный метод применяется при любых видах контроля. Используется для анализа рабочего состояния техники, машин, оборудования и других обьектов принадлежащих предприятию. Применяется комиссионно. Желательно с привлечением специалистов. Оформляются акты технических испытаний. Акты могут быть как унифицированной формы, так и произвольные.
Способ и метод фактического или документального контроля. Заключается в получении независимого мнения специалиста по самым разным вопросам касающимся финансово – хозяйственной деятельности предприятия. Сама по себе экспертиза не является способом и методом контроля. Это лишь выражение независимого мнения, которое используется работником контроля для формирования своей доказательной базы.
Способ и метод фактического контроля. Данный способ применяется для фотофиксации фактов нарушений и каких – либо обстоятельств при проведении контрольных мероприятий. Также он используется для обеспечения лучшего визуального восприятия результатов проверки для пользователя актом. Скрытая фотофиксация должностных лиц запрещена законодательством.
Способ и метод фактического контроля. Так же, как и фотографирование данный способ применяется для фиксирования фактов нарушений и каких – либо обстоятельств при проведении контрольных мероприятий. При любых видах контроля скрытая видеофиксация действий должностных лиц запрещена законодательством.
Характеристика документальной проверки.
Проводиться непосредственно в орг. обязательно в присутствии МОЛ.
Источники инфор-ции: первичн. док-ты, регистры, планы, смета, договоры и др. документация. Причём изымать и выносить документы за пределы орг.нельзя, за искл. Случаев, предусмотренных зак-м. док-я проверка заключается в установлении сути и достоверности хоз. операций по данным первичн. документации, регистров учёта и отч-ти.
2 способа рассмотрения док-в: *систематизированный; * несистематизированный.В систематизированном, т.е группировке по типам операций, предполагается в 1-ю очередь подвергнуть систематизированному рассмотрению все док-ты по мере совершения операций. Это позволяет ознакомиться с учреждением, составом его хоз.операций, что позволяет выявить отдельные неблагополучные факты и выяснить направления, по кот в дальнейшем, необходимо провести проверку.
Несистематизированный способ позволяет ознакомиться с кач. документации, проверить подлинность, законность док-та, выявить подлоги, нарушения.
Документальный контроль - контроль, осуществляемый по документальным данным. Источниками таких данных являются первичные и сводные бухгалтерские документы, регистры синтетического и аналитического учета, бизнес-планы и отчеты предприятия и другие.
Специфика источников документального контроля состоит в том, что они могут быть как достоверными, так и недостоверными, полными "и неполными, что, безусловно, сказывается и на выборе технических приемов его осуществления, которые связаны главным образом с проверкой документов.
Документооборот
В организациях различают три потока документов. Входящие -- документы, поступающие из других организаций. Исходящие -- документы, создаваемые в организации и отправляемые в другие организации. Внутренние -- документы, используемые работниками организации в управленческом процессе.
Централизованная система работы с документами характерна для организаций с большим объемом документооборота. Все операции по обработке документов сосредоточиваются в одном структур" ном подразделении, например, в канцелярии, общем отделе. В организациях с небольшим объемом документооборота обработка документов централизована и выполняется секретарями. Децентрализованная форма работы с документами, как правило распространена в территориально разобщенных организациях.
Смешанная форма (частично централизованная) работы с документами зачастую используется в крупных организациях со сложной структурой большим объемом документе оборота. Часть операций по работе с документами берет на себя канцелярия (прием, отправка, контроль исполнения), а остальные операции выполняют структурные подразделения (регистрация, формирование дел, текущее хранение и др.).
По объему документооборота организации принято делить на категории:
- 1-я категория -- организации с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;
- 2-я категория -- организации с объемом документооборота от 25 000 до 100 000 документов в год;
- 3-я категория -- организации с объемом документооборота от 10 000 до 25 000 документов в год;
- 4-я категория -- организации с объемом документооборота до 10 000 документов в год.
Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) установлен обязательный состав реквизитов, для регистрации документов:
наименование документа;
дата документа; *номер документа; *дата поступления документа в организацию (для входящих документов);
- * помер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);
- * заголовок документа и его краткое содержание;
- *резолюция (исполнитель, содержание поручения, сроки исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);
- * отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).
Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа. Контроль исполнения включает:
* постановку документа на контроль;
проверку своевременного доведения документа до исполнителя проверку и регулирование хода исполнения документа;
*учет и обобщение результатов контроля исполнения документа-
информирование руководителя. Номенклатура дел. Для более рационального поиска необходимой информации документы после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов или документ к определенному вопросу либо участку деятельности, подшитый в отдельную обложку. Классификация документов в организации по их содержанию и видам закрепляется в номенклатуре дел.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые. Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретной организации, структурного подразделения. Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов организаций, характер деятельности и состав документов которых являются типичными. Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые номенклатуры дел -- обязательный.
Следует различать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру дел, которая отражает документы всей организации и состоит из номенклатуры дел структурных подразделений. Каждая организация должна иметь номенклатуру дел независимо от того, существует примерная или типовая номенклатура.
Утвержденные номенклатуры дел действуют в течение ряда лет и подлежат пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры организации. Если изменений не было, то номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел -- документ постоянного хранения.
Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается. В дела подшиваются только исполненные документы, на которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело». Содержание дел отражается во внутренней описи документов дел.
По юридической силе документы принято классифицировать на подлинные и подложные.
Подлинными считаются документы, выданные в установленном коном порядке с соблюдением всех правил; подложными -- документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы в свою очередь подразделяются на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он по каким-либо причинам утратил юридическую силу например из-за истечения срока.
Принято различать подлинники (оригиналы) и копии документов.
Подлинник -- первоначальный документ, содержащий исходную формацию, надлежащим образом оформленный. Существует еще предварительная редакция документа -- черновик. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, имеют равную силу.
Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника; в правом углу ее верхнего поля проставляется слово «копия»; этот документ соответствующим образом заверяется. Копии имеют разновидности: отпуск, выписка и дубликат. Отпуск -- это полная копия исходящего документа, остающаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется.
Ревизор начинает проверку эффективности системы управления с изучения номенклатуры дел и схемы организационной структуры управления. Из номенклатуры дел берутся сведения о месте хранения нормативных актов организации. Схема управления позволяет быстро разобраться в системе субординации организации,
Ревизор должен сделать вывод о соответствии существующей в организации номенклатуры дел требованиям делопроизводства. Первым фактическим действием ревизора по проверке эффективности управления может стать выборочная проверка соответствия фактических дел и папок утвержденной номенклатуре дел.
Ревизор обязан проверить наличие нормативных организационных документов. Перечень имеющихся в наличии положений и инструкций выверяется по перечню должностей и отделов, содержащих и в штатном расписании. Нередки случаи, когда вновь созданное подразделение не имеет положения, для новой должности нет должностной инструкции. Ревизор проверяет порядок введения а действие организационных документов: соблюдение сроков, формы документов, полномочие подписей и грифов утверждения, порядок знакомства с организационными документами должностных лиц и других работников организации.
Проверка по существу организационных документов: устава, положений и прочих -- означает их выверку на соответствие российскому законодательству, например выясняется, не противоречит ли Закону об с акционерных обществах условие о полномочиях в договоре с генеральным директором. Положения о структурных подразделениях и инструкции промеряются на их соответствие решениям совета директоров или правления организации. Кроме того проверка по существу положений и инструкций означает их изучений с точки зрения здравого смысла.
Особое внимание следует обратить на то, какие обязанности прописаны в правовых документах организации, какая ответственность, предусмотрена за их невыполнение. Общая дисциплинарная ответственность работников организации установлена в положении о персонале или правилах внутреннего распорядка. Более детальная дисциплинарная ответственность должна быть прописана в положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, договорах о материальной ответственности. Если такие правовые документы не оформлены, это свидетельствует о неэффективности системы управления. Помимо прочего, отсутствие должностных и других необходимых инструкций и предписаний не позволит предъявить работнику обоснованную претензию в случае обнаружения фактов, свидетельствующих о нарушении им исполнительской дисциплины.
Составив перечень полномочий и обязанностей, которые прописаны в организационных документах, ревизор может приступить к изучению законности решений должностных лиц. Инвентаризация решений должностных лиц на предмет соответствия этих решений нормативным документам организации проводится в ходе изучения распорядительных документов. Ревизор должен собрать образцы подписей должностных лиц, чьи решения проверяются.
Все распорядительные документы проверяются но форме на их соответствие правилам делопроизводства: правильно ли проставляются низы, есть ли нужные расшифровки фамилий, ставятся ли даты, соблюдается ли ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», придающий распорядительному документу безусловную юридическую силу. Следует изучить подписи в распорядительных документах на соответствие полномочиям должностных лиц, предоставленных им организационными документами,
Обязательной проверке подвергается система контроля исполнения решений, действующая в организации. Непосредственный контроль решений, отраженных на специальных носителях, например контрольных карточках, обычно возлагается на делопроизводственный аппарат организации и создаваемую в нем контрольную службу. Ревизор проверяет сроки исполнения решений. Одни решения исполняются согласно указанным в них срокам, другие -- согласно действующему законодательству или стандартам, например, в соответствии с Единой государственной системой делопроизводства приказы руководителя организации и решения коллегиального органа организации исполняются согласно указанному в них сроку, а письма организации с резолюцией ее руководителя исполняются в течение 10 дней. Следует провести анализ принимаемых решений.
Повышение эффективности в работе управления связано с прохождением распорядительных и информационных документов. Ревизор проверяет систему регистрации входящих и исходящих документов, систему движения документов по подразделениям организации.
И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант
Осень для бухгалтеров – не только время окончания летних отпусков, возобновления активной деловой жизни, но и время очередного квартального отчета, а также годовой инвентаризации активов и обязательств. Перед сдачей отчета, проведением инвентаризации обычно проводят выборочную проверку учетных данных и исправление выявленных ошибок.
Задача – правдивость учета
Государственные (муниципальные) учреждения, органы власти ведут учет согласно Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н). Инструкция № 157н устанавливает единый порядок применения плана счетов бухгалтерского учета, обязательные общие требования к учету активов, обязательств, операций, их изменяющих, и полученных финансовых результатов на соответствующих счетах Единого плана счетов. Инструкцией № 157н устанавливаются правила организации и ведения учета путем сплошного, непрерывного и документального учета всех операций с активами и обязательствами.
При этом, согласно пункту 3 Инструкции № 157н, в бухгалтерском учете подлежит отражению информация, не содержащая существенных ошибок и искажений, позволяющая ее пользователям положиться на нее как на правдивую. Существенной признается информация, пропуск или искажение которой может повлиять на экономическое решение учредителей учреждения (пользователей информации), принятое на основании данных бухгалтерского учета и (или) бухгалтерской отчетности субъекта учета.
Таким образом, все работники бухгалтерии обязаны осуществлять текущую проверку отраженных в учете сведений, что вытекает из требований правдивого отражения информации.
При ведении бухгалтерского учета учреждение должно обеспечить формирование полной и достоверной информации о наличии государственного (муниципального) имущества, об его использовании, о принятых учреждением обязательствах, полученных учреждением финансовых результатах (п. 4 Инструкции № 157н). Все эти показатели отражаются в бухгалтерской отчетности, необходимой:
·внутренним пользователям:руководителям, наблюдательным советам автономных учреждений, учредителям, собственникам имущества учреждения, участникам бюджетного процесса, осуществляющим в соответствии с бюджетным законодательством соответствующие полномочия;
·внешним пользователям:приобретателям (получателям) услуг (работ), социальных пособий, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности.
УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ, ИХ РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ
Бухгалтерский учет является важнейшей функцией управления и инструментом контроля за стоимостными процессами, происходящими на предприятии.
Хозяйственные операции, оформленные соответствующими документами, для получения обобщенной информации о наличии и изменениях имущества предприятия, хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности подлежат группированию и отображению в определенном порядке в учетных регистрах.
В бухгалтерском учете хозяйственные операции группируются в соответствии с их экономическим содержанием и отражаются в учетных регистрах.
После проверки, приемки и бухгалтерской обработки, все первичные документы подлежат регистрации в специальных таблицах, называемых регистры.
Учетными регистрами называются таблицы специальной формы, приспособленные для регистрации первичных документов и обобщения взятой из этих документов информации о наличии и движении имущества предприятия и его обязательств.
В регистры из документов переносят всю информацию о совершившейся хозяйственной операции. Для этого в таблицах для каждого показателя отводится отдельная графа – порядковый номер записи, дата, наименование и номер документа, содержание операции, количество, сумма и другие.
Информация, которая содержится в учетных регистрах, используется для оперативного руководства, экономического анализа хозяйственной деятельности отдельных участков и предприятий в целом, а также для составления отчетности. Поэтому своевременное и правильное отображение хозяйственных операций в учетных регистрах - одно из обязательных условий качества и оперативности учета.
В соответствии со статьей 10 Закона Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности" регистры бухгалтерского учета составляются на бумажных или машинных носителях информации по типовым формам регистров бухгалтерского учета. Допускается составление регистров бухгалтерского учета по формам, отличающимся от типовых, если они разработаны организациями с соблюдением общих методических принципов бухгалтерского учета.
При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.
Следовательно, предприятие может вести регистры для отражения в бухгалтерском учете дифференцированного учета данных о товарах по разработанной им форме (с соблюдением реквизитов для регистров, установленных статьей 10 Закона), в которой будет отражен учет денежных сумм, количество проданных товаров, запасов по каждому виду товара. Вышеуказанные регистры не требуется ежемесячно выводить на бумажный носитель, но по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством, предприятие обязано изготовить за свой счет копии таких регистров на бумажных носителях.
Поэтому для успешного изучения и последующего правильного применения и последующего правильного применения регистров возникает потребность в их классификации по различным признакам: назначению, видам учета (степени детализации), по внешнему виду, форме графления, продолжительности отчетного периода и другим.
КЛАССИФИКАЦИЯ УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ
Учетные регистры классифицируют по различным признакам.
I. По назначению и объему информации учетные регистры бывают:
Синтетические – предназначены для записей хозяйственных операций по синтетическим счетам; к ним относятся журналы-ордера и главная книга;
Аналитические – карточки по учету основных средств, кассовая книга;
Совмещающие синтетический и аналитический учет – журналы-ордера № 6, 7.
II. По видам учетных записей:
Хронологические – для записи хозяйственных операций в хронологическом порядке по мере их совершения (кассовая книга, ведомость по счету 51 «Расчетный счет»);
Систематические – для систематизации записей на счетах синтетического и аналитического учета (главная книга, ведомость остатков материалов на складе);
Комбинированные (журнал-ордер № 1).
III. По внешней форме:
Ведомости (или свободные листы) представляют собой отдельные листы или несколько скрепленных листов (журналы-ордера, ведомости);
Карточки (карточки складского учета, инвентарные карточки учета основных средств);
Книги-листы нумеруются и прошнуровываются (главная книга, кассовая книга);
Машинограммы – регистры, получаемые машинным способом.
IV. По строению:
Односторонние – графы прихода и расхода расположены на одной стороне;
Двусторонние – состоят из двух частей: левая часть предназначена для отражения дебетовых оборотов, а правая – для кредитовых;
Многографные – для детализации оборотов по дебету и по кредиту.
V. По материальной основе:
Бумажные – составленные на бумажном носителе;
Безбумажные – находятся, как правило, на машинном носителе.
ПОРЯДОК И ВИДЫ ЗАПИСЕЙ В УЧЕТНЫХ РЕГИСТРАХ
Все записи хозяйственных операций в бухгалтерском учете производятся способом двойной записи (диграфическая запись), т.е. по дебету одного счета и кредиту другого, за исключением учета на забалансовых счетах, где записи ведутся однократно (униграфическая запись).
Кроме того, по числу одновременно получаемых копий различают простые и копировальные записи.
В зависимости от степени использования электронной техники, выделяют безмашинные, т.е. осуществляемые вручную, и машинные записи.
По форме регистра записи могут вестись линейно-позиционным и шахматным способами. При линейно-позиционном способе основной показатель записывается по строке (линии), а все остальные относящиеся к нему показатели записываются в этой же строке по различным графам (позициям). Шахматная запись ведется в регистрах, имеющих вид матрицы, где, например, по вертикали указываются счета, корреспондирующие по дебету, а по горизонтали – по кредиту. На пересечении строк и столбцов записывается сумма, относящаяся к данной корреспонденции счетов.
По способу отражения информации записи можно подразделить также на хронологические, систематические и смешанные.
Загрузка...
